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企业出国参展程序及问题解答 |
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文章来源： |
中国展览网 |
发布时间： |
2008-7-7 16:07:00 |
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作为企业宣传推广公司产品和品牌的一种手段，展览会受到越来越多的企业的重视。许多企业每年都会参加几个大大小小的展会，有时也会走出国门,到国外去参展。由于对展会信息的了解不全面、参展前的准备工作不充分、对参展时的各项规则和要求把握不准等原因，往往会在参展时碰到许多问题，影响到参展的效率和效果。在此，将企业参展的基本程序和各个环节中需要注意的项目列出，希望企业在这些方面多加注意。另外，针对国内企业出国参展的几个常见问题进行解答，希望能对企业有所帮助。
一、总体的参展程序
●确定参展目标
●了解并选定展览会
●制定预算，成立参展项目小组
●申请展位，获取展会资料及参展商手册
●准备展品，公司资料和产品目录，确定装修方案
●邀请客户及合作伙伴
●展品运输、展位装修
●展览接待及信息收集
●后续跟进
●展览效果评估
二、怎样选择适合自己的国际展览
１．选择展览会的基本原则：企业参展目标与展览会主题符合、参观者以专业观众为主、有一定的潜在客户群体、展览会在行业内有一定知名度。２．展览会选择的重要因素：展会性质，在发达国家不同性质的展览会界限分明，参展商应结合自身需要，谨慎选择；规模；知名度，通常来讲，展览会的知名度越高，吸引的参展商和买家就越多，成交的可能性也越大；展览内容，现代展览业的一大特点是日趋专业化，同一主题的展览会可细分为许多小的专业展；时间；地点，参加展览会的最终目的是为了向该地区推销产品，所以一定要研究展览会的主办地及周边辐射地区是否是自己的目标市场，是否有潜在购买力。
三、前期的筹备工作
１．展品准备：调查显示，展品的重要性在影响参展效果的因素中排在首位。因此，根据展览会特点和企业参展目标准备展品是展览成功与否的前提。２．展位设计：展位设计的好坏，将直接影响到观众对企业的第一印象。因此，展位的设计要能强调公司形象，吸引观展者的眼球。３．人员安排：展览过程中，相关员工的个人质素、专业技能和工作态度将影响到潜在客户对公司的了解和产品的把握。因此，合理配备相关人员，同时给予充分培训是成功展览的重要保证。另外请记住，邀请客户访问公司展位是您展览成功不可或缺的重要手段。
四、展览期间
１．做好日常接待及相关事宜：参观者接待、名片收集、谈话记录等。２．进行可能的信息搜集：展览会手册、展会特别活动的宣传资料、专业媒体的专题报道、竞争对手展位观察及宣传资料搜集、主办方的展会调查报告。
五、展后跟进
展会结束后，要分析评估参展情况,看是否达到了企业的预期目标，需要展开的相关跟进活动有：１．对客户及兴趣商(潜在新客户)，寄发感谢卡、约定的产品资料和样本，对客户问题进行回复、邀请客户进行正式的会谈，销售业务代表继续跟踪，以及订单的处理。
２．对新闻界，寄发感谢卡以及此次展览的总结报告。此外，还要对参展经验进行总结，为下次参展选择方案提供依据。
六、常见问题解答
1、问：参加国外展会一般在什么时间报名合适？
答：国外的大部分展会均在前一年的展会结束后就会开始下一年的招展。对中国的展商而言，由于牵扯到境外付款、签证申请及展品国际运输等复杂环节，最好能在展会开幕前至少半年就进行报名，热门展会的报名更是越早越好。像参加国内展那样提前一两个月报名是不可行的。首先，很多持因公护照申请签证的国内主管部门审批程序就需要近两个月。另外，展品通常需要在展会前两个月就要准备出运了，如果报名太晚，势必会带来很大风险或根本就无法出运展品。所以，报名要早，早报名，少受累。
2、问：我们出展是直接去还是随团走好呢？
答：尽管目前绝大多数的中国企业参加国外的展览会时把参加国内组展单位的展团作为出国参展的首选，但我们也不断地收到一些希望自己报名参展的公司的问询。如果您有去欧洲自行参加展览会的经验，或者您在欧洲的代理或分公司能协助您联络和安排，或者您有外语较好的员工能专门负责跟进展览会的各项筹办工作，在向国外汇款等方面也十分方便，自行报名参展是可行的，但要注意参展各项筹备工作的截止时间。参加展团有两种选择。如果您希望自己的展位是不和中国馆在一起的独立展位，只要早做说明，也是可以办到的。大多数公司则更愿意加入中国馆，以便更多地接待关注中国的展览会专业观众。参加展团就如同找了一个管家，可以将参展的诸多事宜帮您安排和解决。中文的参展确认书就是一份详尽的参展指南和服务说明，而在展品运输和签证方面您所得到的帮助将更有助于节省人力成本，提高办事效率。
一些展览会接受公司单独报名，而另一些在国内有分支机构和代理的展览会则可能建议报名参展商联络国内的分支机构和代理。
3、问：在展会上，一般展品的陈列方式有哪几种？
答：一般而言，展品陈列的方法主要有以下几种：
(1)目标陈列法。将重点展品或需要突出的展览内容放置在展位或陈列空间的中心位置，其他展品则可按类别陈列于主要展品的周围展柜或展架上。同时在墙体上、廊柱上等配以相应的广告版面，并利用照明效果和声光电的配合，形成一个和谐统一又主次分明的展览环境，使观众一进厂就看到被突出的主体展品，这对展览主题的表达具有突出、鲜明的效果。
(2)特写陈列法。根据展览目的的要求，将重点展品和细小展品放大为数倍的模型或扩大数倍的广告摄影照片，形成一个富有冲击力的空间视觉效果，适用于这种方法的产品包括化妆品、电池、小手工艺品等。
(3)场景陈列法。根据特定的展览环境，结合某种消费需求和相关的生活场景、生产活动、学习空间、劳动空间以及自然环境等，将展品恰当地组合在这一空间环境中，使其成为其中的角色。这种展览的特点是将商品通过适当的场景，充分展示其在使用中的情形，显示其功能和外观特点。同时，场景化的展示场面容易引起参观者的联想和亲切感，激发消费者的购买欲。像家电类展会经常用这种方法陈列展品。
(4)开放性陈列法。在展览中，顾客、参观者与展品直接接触，参观者参与演示、操作等切身体验的展览活动，其观摩、交流、推销和购买等活动均在活泼、融洽、亲切自由的气氛中进行。这是一种具有较高时效和展示功能的行动的陈列设计。这种方法常见于汽车类展会。
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